Die Digitalisierung hat den Turbo gezündet. Innerhalb kürzester Zeit haben sich Arbeitswelten aus Bürogebäuden in den virtuellen Raum verlagert. Die Erkenntnisse nach zwei Jahren Homeoffice, die unter anderem aus der aktuellen Studie* des Fraunhofer Instituts hervorgehen: In den meisten Fällen hat die Produktivität von Wissensarbeitern unter der dezentralen Struktur nicht gelitten. Den Preis zahlen mancherorts jedoch die Mitarbeitenden – durch ein gestiegenes Stresslevel, wenn der digitale Wandel nur halbherzig umgesetzt wird. Wie können moderne Kommunikationstechnologien auch in hybriden Arbeitswelten eine hohe Produktivität sicherstellen, ohne dass die Belegschaft überfordert wird?
Manchmal kommt es von allen Seiten: Das Geschäftstelefon klingelt, der Kollege meldet sich per Videoanruf über MS Teams, farbige Punkte signalisieren neue Einträge in diversen Chats und ständig fliegen die E-Mails per Push-Benachrichtigung ungehindert in den Screen hinein – dabei wollte man sich doch gerade einmal zwanzig Minuten konzentriert einer Aufgabe widmen. In solchen Situationen zeigt sich die Kehrseite der Digitalisierung, die uns permanent über diverse Kanäle mit allem und jedem vernetzt. Und je nachdem, wo jemand gerade arbeitet, ist da ja immer öfter auch noch die private Realität. Der Postbote klingelt, das Kind quengelt, die fertige Waschmaschine piepst.
So treten an die Stelle wegfallender traditioneller Stressoren, etwa Verkehrsstaus auf dem Weg zur Arbeit, neue Risiken für Alltagsstress. Ein wesentliches Problem des zunehmend digitalisierten Arbeitsplatzes: Die Ablenkung der Omnichannel-Kommunikation von den Aufgaben, auf die sich Mitarbeitende eigentlich gerade konzentrieren müssen. Psychologen der University of California haben herausgefunden, dass Arbeitnehmer, die von ihrer Arbeit abgelenkt werden, bis zu 23 Minuten benötigen, bis sie ihre Tätigkeit mit ursprünglicher Konzentration fortsetzen können.
Nicht nur mit Blick auf die Produktivität können häufige Ablenkungen also zum Problem werden. Zugleich fördern diese auch das Stressempfinden, da Arbeitnehmer das Gefühl haben, in ihrer Arbeitszeit zu wenig vom eigentlichen Arbeitspensum zu schaffen. An welchen Stellen lässt sich Stress am Digital Workplace durch passgenaue Kommunikationstechnologien reduzieren? Wir haben im Folgenden einige Tipps zusammengestellt und uns dabei vor allem auf drei Kernfragen fokussiert:
Roaming-User-Konzepte für reibungslose Geräte-Switches
Der beste Ort für stressfreies und produktives Arbeiten ist … jeden Tag ein anderer. Mal bietet sich ein Büroarbeitsplatz an, zum Beispiel weil ein persönlicher Austausch mit Kollegen zur Bewältigung einer Aufgabe wichtig ist oder daheim die Ruhe fehlt, weil etwa auch die Familie daheim ist oder Baustellenlärm stört. An einem anderen Tag hingegen bietet vielleicht der Heimarbeitsplatz die geringsten Störungen und zugleich entzerrt der Wegfall des Arbeitsweges den engen Terminplan. Es zeigt sich: Wenn Mitarbeitende täglich selbst entscheiden können, wo sie arbeiten, bietet das große Potenziale der Stressreduktion.
Eine moderne Kommunikationslösung muss das möglich machen. Denn die Beschäftigten erwarten heutzutage zurecht, dass sie arbeiten können, wo immer sie sich gerade aufhalten – ob am Unternehmenssitz oder im Homeoffice. Eine Herausforderung für das ITK-System: Die Mitarbeitenden sollten schließlich stets unter einer einheitlichen Nummer erreichbar sein und benötigen ihre gewohnten Einstellungen, den Zugriff auf ihre Kontaktlisten und die internen Durchwahlen sowie einiges mehr. Das Problem dabei: Diese verschiedenen Kanäle müssen zuverlässig synchronisiert werden. Workarounds und umständliche Log-in-Szenarien erhöhen den Zeitdruck auf die Belegschaft und verringern die Produktivität.
Hier bieten sogenannte Roaming-User-Konzepte Vorteile, wie sie Auerswald auf Basis ihrer softwarebasierten und bei Bedarf vollständig virtualisierbaren ITK-Lösung COMtrexx ermöglicht. Nebenstellen sind dabei einem spezifischen Nutzerprofil zugeordnet, das mit entsprechenden Zugangsdaten gesichert ist, jedoch nicht mehr an ein bestimmtes Gerät gekoppelt. Der Nutzer kann stattdessen beispielsweise über eine Smartphone-App, eine Softphone-Lösung via Notebook oder PC oder diverse stationäre Telefoniegeräte auf die Telefonfunktionen seines Anschlusses oder Kontaktlisten zugreifen. Sie werden in individuellen, geräteunabhängigen Nutzerprofilen auf dem Server hinterlegt.
„Bitte nicht stören“: Mit synchronisierten Präsenzanzeigen Stress reduzieren
Für viele Unternehmen, die auf Collaboration-Tools wie etwa MS Teams setzen, ist das Problem alltäglich. Man hat die Präsenzanzeige auf „nicht stören“ gesetzt und dennoch kommt ein Anruf der Kollegen über die ITK-Anlage des Unternehmens rein. In die entgegengesetzte Richtung das gleiche Spiel: Der Kollege wird in MS Teams als „frei“ angezeigt und ist dennoch nicht für einen Videocall erreichbar, weil er parallel über seinen Telefonanschluss kommuniziert. Der Grund: Telefonie- und Collaboration-Software sind nicht miteinander synchronisiert.
Um die unnötigen Ablenkungen zu vermeiden, die entsprechende „Parallelwelten“ der Präsenzanzeigen nach sich ziehen, ist eine tiefe Integration des ITK-Systems in die genutzten Collaboration-Tools wichtig. Denn dank eines einheitlichen Präsenzmanagements mit individueller Statusanzeige kann jeder Teilnehmer signalisieren, für welche Art von Kommunikation er gerade zur Verfügung steht. Ein intelligentes Feature, das Auerswald beispielsweise für die Integration in MS Teams umgesetzt hat.
IT-Sicherheit im Homeoffice darf kein Stressfaktor sein
Die fehlende IT-Sicherheit im Homeoffice ist seit Monaten ein großes mediales Thema. Noch immer fühlen sich viele Mitarbeitende in dieser Sache von ihren Arbeitgebern allein gelassen – nicht selten zu Recht. Nur 38 Prozent der Unternehmen managen die Sicherheit von Handys, Laptops, Tablets und weiteren mobilen Endgeräten mit Verbindung zum Firmennetzwerk, bemängelt das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI).
Für die Kommunikationstechnologie in der hybriden Arbeitswelt bedeutet das: Wichtige Sicherheitsfeatures wie VPNs, die Verschlüsselung von Datenträgern, Mehr-Faktor-Authentifizierung oder die Segmentierung und Absicherung von Netzen müssen im New-Work-Zeitalter alltäglich werden. Nur so können die Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten und zugleich den Mitarbeitenden die Freiheiten geben, flexibel, mobil und stressfrei darauf zuzugreifen.
Fazit: Gebt den Mitarbeitenden die Kontrolle – und in die heutige Welt passende Arbeitsmittel
Technisch ist die sichere Einrichtung sich ständig bewegender, virtueller User problemlos möglich, wenn Unternehmen und Organisationen auf die richtigen Lösungen setzen. Nun sind die Unternehmen gefordert, ihren Mitarbeitenden diese Freiheiten auch organisatorisch einzuräumen und ihnen die Entscheidung zu überlassen, jederzeit selbst hinsichtlich Arbeitsort und -mittel zu wählen.
Wichtig ist allerdings, dass die gewählte ITK-Lösung auch tatsächlich die Produktivität steigert und nicht unnötig den Stress der Mitarbeitenden erhöht. Vor allem die Aspekte Sicherheit, Flexibilität und Integration sollten bei der Auswahl im Mittelpunkt stehen. In der Folge können alle Seiten gewinnen: Denn flexiblere Arbeitsbedingungen, die sich jeweils den anstehenden Aufgaben wie auch den privaten Lebensumständen anpassen, verbessern nicht nur die Work-Life-Balance, sondern auch die Produktivität.
Weitere Informationen finden Sie auf der Auerswald Webseite.
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Redaktioneller Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei dem vorliegenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet.
Wir bei Auerswald gehören zu den führenden deutschen Herstellern von innovativen Kommunikationslösungen für VoIP-Infrastrukturen. Unsere Produkte produzieren wir dabei ausschließlich an unserem Hauptsitz in Cremlingen bei Braunschweig.
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