VoIP, Videokommunikation, mobile Integration – unsere Telefonie hat sich insbesondere in den vergangenen Jahren aufgrund geänderter Nutzerverhalten und -anforderungen grundlegend gewandelt. Komfort, Flexibilität und Mobilität sind Usern heute wichtiger denn je und nehmen dabei auch Einfluss auf die Businesskommunikation. Wie es Unternehmen schaffen, sich von der klassischen Telefonie zu verabschieden und „hallo“ zu neuen, modernen ITK-Systemen zu sagen, zeigt eines unserer Best-Practice-Beispiele.
Beratung und Betreuung von Mandanten, Buchhaltung und Bilanzierung, Steuererklärungen und -anmeldungen: Die Liste an Aufgaben einer Steuerkanzlei ist lang und erfordert, wie in anderen Unternehmen auch, reibungslose Arbeits- und Abstimmungsprozesse. Gerade die Covid-19-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es dabei ist, auf Flexibilität und Mobilität setzen zu können. Für eine seit über 20 Jahren erfolgreiche Steuerkanzlei war der Wunsch nach mehr Agilität zuletzt so groß, dass ein konsequenter Wechsel von der klassischen Telefonie hin zur softclientbasierten Telefonie stattfand.
Die Modernisierung der ITK-Systeme betraf neben dem Hauptsitz auch den zweiten Standort der Steuerkanzlei. Für das seit über 12 Jahren zuverlässige Auerswald Kommunikationssystem COMmander 6000 und auch die daran angeschlossenen ISDN-Telefone COMfortel 2600 stand nun der Austausch an. Zu berücksichtigen waren zudem die vorhandenen analogen Endgeräte wie das Faxgerät und die Auerswald Türsprechstelle TFS-Dialog.
Die COMtrexx als moderne Businesskommunikationslösung
Nach den fachlichen Beratungsgesprächen zwischen der Steuerkanzlei und dem Auerswald Partner vor Ort, der sich um die spätere Installation und Einrichtung kümmerte, fiel die Wahl auf die COMtrexx von Auerswald. Die plattformübergreifende PBX-Lösung erfüllt die Anforderungen, die sich die Kanzlei hinsichtlich ihrer Businesskommunikation gesetzt hat. Ob im Homeoffice, im Büro oder von unterwegs: Mit der COMtrexx können die rund 40 Beschäftigten von überall und mit nahezu jedem Endgerät auf ihre Kommunikations- und Softwaretools zugreifen und sichern so die Geschäftskontinuität. Dabei erfüllt die PBX-Lösung der neuesten Generation höchste Ansprüche an Sicherheit und Datenschutz.
Auch das Finanzbuchhaltungsprogramm, das bisher keinerlei Anbindung an das alte ITK-System hatte, wurde nun integriert und läuft dazu – wie auch die neu eingeführten Softclients – über die digitale Workspace-Lösung im Rechenzentrum des Auerswald Partners. Letzteres spielt generell eine zentrale Rolle, wird im dortigen Rechenzentrum doch das gesamte Hosting betrieben.
Migration bei laufendem Betrieb
Der Wechsel zur COMtrexx VM inklusive Einführung der Unified Communication-Lösung PBX Call Assist 5 mit TAPI-Anbindung zur Addison-Software erwies sich als großer Gewinn für die Steuerkanzlei und deren Mitarbeitende. Durch die Nutzung der Softclients stehen den Beschäftigten moderne, effizienzsteigernde Arbeits- und Kommunikationstools zur Verfügung. Auch Faxgerät und TFS-Dialog sind über VoIP-Analog-Telefonie-Adapter (ATA) per VPN-Verbindung ans Rechenzentrum angeschlossen, wo alles zentral zusammenläuft. Damit der Umstieg auf das neue ITK-System reibungslos und möglichst bei laufendem Betrieb stattfinden konnte, wurde die COMtrexx VM parallel zum bisherigen COMmander 6000 eingerichtet und installiert. Nach 14-tägigem Testbetrieb wurden schließlich die beiden Telekom-SIP-Trunks auf die COMtrexx umgeschaltet und der vollständige Wechsel vollzogen. Dabei wurde auch sichergestellt, dass alle Arbeitsplätze flexibel und unabhängig vom eingesetzten Endgerät (Tablet, Linux-PC, Windows-PC) über die geräteeigenen Browser funktionieren..
Fazit
Heute kann jeder Mitarbeitende der Steuerkanzlei über die Anbindung an die digitale Workspace-Lösung mobil arbeiten und telefonieren. Der gesamte Migrationsprozess wurde so gestaltet, dass die Arbeitsabläufe so wenig wie möglich gestört wurden. Das Ziel, für mehr Flexibilität und Mobilität im Arbeitsalltag zu sorgen, wurde erreicht. Zudem bietet die COMtrexx neueste Standards mit Blick auf die IT-Security und den Datenschutz. Der Wechsel sorgt also nicht zuletzt auch für mehr Sicherheit. Hinzu kommen Kostenvorteile: Um den Administrations- und Wartungsaufwand möglichst gering und einfach zu halten, erfolgt dieser heute remote – ebenso wie die System- und Softwareupdates. So werden nicht nur Servicetermine vor Ort überflüssig, sondern zusätzlich bei gleichbleibender Supportqualität auch die Arbeitskosten reduziert.
Redaktioneller Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei dem vorliegenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet.
Wir bei Auerswald gehören zu den führenden deutschen Herstellern von innovativen Kommunikationslösungen für VoIP-Infrastrukturen. Unsere Produkte produzieren wir dabei ausschließlich an unserem Hauptsitz in Cremlingen bei Braunschweig.
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