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Flexibel arbeiten, flexibel leben: Wie moderne ITK-Systeme eine gelungene Work-Life-Integration unterstützen

Hybride Arbeitsplatzmodelle, flexible Arbeitszeiten, zunehmende Digitalisierung: Die Arbeitswelt hat sich zuletzt radikal verändert. Neben etablierten Begriffen wie „Work-Life-Balance“ kommen Modelle wie „Work-Life-Integration“ hinzu und lassen die Trennung zwischen privatem Leben und Arbeitszeit weiter verschmelzen. Ein Rückschritt? Nein, denn moderne ITK-Systeme unterstützen die Bearbeitung von Aufgaben und schützen zugleich die Freizeit.

Den Einkauf erledigen, die Kinder versorgen, Freunde treffen und Hobbies pflegen – so lässt sich ein Tag ganz leicht füllen. Einen Großteil der Zeit verbringen die meisten Menschen jedoch mit Arbeiten, sodass für die genannten Dinge kaum Raum bleibt. Sich die Waage haltende Zeiten für die Erwerbstätigkeit sowie für den „privaten Bedarf“ galten lange als das Nonplusultra für Arbeitnehmer. Doch in den letzten Jahren hat sich ein neues Ideal herauskristallisiert. Work-Life-Integration verbindet, richtig umgesetzt, „das Beste aus beiden Welten“: Flexibilität bei der Tagesgestaltung und effizientes Arbeiten.

Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben

Laut einer Studie* des Softwareherstellers Awork, die der Frage nachgeht, was Menschen mit Blick auf ihren Beruf glücklich macht, ist es für 88 Prozent entscheidend, dass sich Arbeit und Privatleben miteinander vereinbaren lassen. Für knapp ein Drittel der mehr als 1.000 Befragten bedeutet dies, dass keine strikte Trennung mehr zwischen Arbeit und Privateben besteht. Doch was genau ist damit gemeint und wie gelingt die flexible Verknüpfung?

Ein Werktag im Sinne der Work-Life-Integration könnte sich wie folgt gestalten: Der Arbeitstag beginnt beim Frühstück. Währenddessen werden E-Mails gelesen und beantwortet. Anschließend werden die Kinder fertig gemacht für die Schule. Die Teilnahme am morgendlichen telefonischen Briefing kann noch auf dem Parkplatz der Schule erfolgen. Nach einem Präsenz-Meeting im Office mit dem Team werden wichtige anstehende Aufgaben im Büro erledigt, danach geht es zum Mittagessen mit einem Kunden.

Anschließend folgt der Heimweg. Zuhause wird der Entwurf eines Angebots erstellt, das gerade beim Lunch mit dem Kunden besprochen wurde. Dazu ist die Abstimmung mit der Geschäftsführung und dem Vertrieb notwendig – idealerweise per Chat oder Videokonferenz. Nach dem gemeinsamen Abendessen mit der Familie bleibt Zeit für eine Sporteinheit. Weil zwischenzeitlich die Freigabe der Geschäftsführung für das eben erstellte Angebot vorliegt, kann es nach dem Sport und somit noch am selben Tag zum Kunden geschickt werden.

Neue Technologien und der Abschied von alten Arbeitsweisen

Um bei dieser intensiven Taktung Stress zu vermeiden, müssen Unternehmen zwei Vorrausetzungen schaffen: Zuallererst braucht es eine passende Unternehmenskultur, die althergebrachte Arbeitsweisen durch flexible Modelle ablöst. Zudem müssen entsprechende Technologien eingesetzt werden, die mobiles und effizientes Arbeiten ermöglichen. Insbesondere Kommunikationslösungen rücken in Zeiten des dezentralen und mobilen Arbeitens verstärkt in den Fokus. Welchen Funktionsumfang müssen diese mitbringen, um eine gelungene Work-Life-Integration zu unterstützen?

Benötigt werden Produkte wie das COMfortel SoftPhone oder die Cloud-PBX-Lösung COMuniq ONE, die eine standortunabhängige Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen. Bei allen Neuerungen: Die externe Kommunikation, zum Beispiel mit Kunden oder Partnern, findet häufig auf traditionellem Wege statt, also telefonisch. Ausschlaggebend ist ein One-Number-Konzept, mit dem der Mitarbeiter immer und überall unter seiner bekannten Nummer erreichbar ist. Die Übertragung dieser Nummer auf alle Endgeräte sichert außerdem die Erreichbarkeit bei Rückrufen.

Zugriff auf unverzichtbare geschäftliche Daten, z. B. auf das Firmen-CRM, um Kundendaten überall zur Hand zu haben, ist ebenfalls Pflicht. Eine zentrale Mailbox für alle Devices gehört ebenso zum effizienten Arbeiten und sichert maximale Erreichbarkeit. Und damit das Telefonieren von zuhause so intuitiv wie möglich ist, sind Funktionen wie Rückfragen, Weitervermitteln oder Konferenzaufbau so einfach wie am Nebenstellentelefon im Office. So wird den Mitarbeitern die vollkommene Freiheit gegeben, von überall und mit dem gewünschten Endgerät Telefonate zu führen. Die gewonnene Flexibilität ist eine wichtige Bedingung für eine gelungene Work-Life-Integration.

Intelligenter Präsenzstatus
Work-Life-Integration setzt aber nicht nur das passende technologische Rüstzeug voraus. Ebenso wichtig ist die Bildung eines adäquaten Mindsets. Damit aus der umfassenden und ständigen Erreichbarkeit nicht der Anspruch der immerwährenden Verfügbarkeit erwächst, müssen Regeln für Zeiten der Nicht-Erreichbarkeit aufgestellt und von Führungskräften vorgelebt werden. Bei der Umsetzung können moderne ITK-Systeme wertvolle Unterstützung bieten: vorrangig mithilfe durchdachter Funktionalitäten für das Präsenzmanagement.

Systeme, die die Work-Life-Integration fördern sollen, müssen hier mehr bieten als lediglich die Anzeige der Präsenzstatus von Kollegen. Für den Fall, dass ein wichtiger Anruf in eine Zeitspanne fällt, die ein Mitarbeiter an diesem Tag für den „Life-Bereich“ nutzt, muss es eine Strategie geben, die dennoch eine schnelle Reaktion ermöglicht. Führende Lösungen verfügen deshalb über einen intelligenten Präsenzstatus: Je nach Status werden Anrufe an zuvor festgelegte Kollegen weitergeleitet, sodass Anrufer nicht mit ihrem Anliegen allein bleiben.

Work-Life-Integration braucht neben Technologie die passende Kultur
Eine gelungene Work-Life-Integration ist dank moderner ITK-Systeme von Auerswald möglich. Telefonie, Chat oder Videokommunikation sind hierbei unabhängig von Endgerät und Standort verfügbar. Funktionen zum kollaborativen Arbeiten unterstützen die flexible Arbeit von überall aus zusätzlich. Wenn Unternehmen bereit sind, ihre Unternehmenskultur zeitgemäß im Hinblick auf Arbeitsorte, Arbeitszeiten und Verfügbarkeiten der Mitarbeiter zu gestalten, kann am Ende ein optimales Arbeitsumfeld für alle Bedürfnisse geschaffen werden.

*https://www.awork.io/lp/work-happiness-report/
 

Redaktioneller Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei dem vorliegenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet.