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Brauchen Unternehmen noch Orte?

Fünf Gründe, warum Präsenzbüros auch in Zukunft wichtig bleiben!

Klassische Büroräume kosten Miete, verbrauchen Energie und tragen zu verstopften Straßen im Berufsverkehr bei. Nach zwei Jahren erfolgreichen Arbeitens im Homeoffice fragten sich viele: Hat das klassische Büro jetzt ausgedient? Braucht das noch jemand? Doch inzwischen zeigt sich, dass Mitarbeitende verstärkt in ihre Büros zurückkehren und bewusst die räumliche Nähe zu Kollegen und Arbeitgebern suchen. Woran liegt das und welche technischen Herausforderungen zieht es für die Business-Kommunikation nach sich?

Haben hier früher einmal Menschen gelebt? Ein Foto der Liebsten auf dem Bürotisch, einige rund um einen Monitor geklebte Post-its in grellen Farben, eine Schreibunterlage mit persönlichen Notizen: In vielen Büros wirken diese Spuren des eigenen, ganz persönlichen Arbeitsplatzes wie Relikte aus einer anderen Welt. Einer untergegangenen Welt?

Viele Unternehmen haben in der Pandemie komplett auf Homeoffice umgestellt und damit gute Erfahrungen gemacht. Manche sind daher schon einen Schritt weitergegangen, haben hybride Arbeitsmodelle eingeführt (ein paar Tage im Büro arbeiten, ein paar Tage im Homeoffice), haben infolgedessen Büroflächen reduziert und Desksharing-Modelle eingeführt. Keine Frage, Vorteile des dezentralen Arbeitens gibt es reichlich: Aus Sicht der Arbeitgeber lassen sich in Zeiten steigender Immobilien- und Energiepreise deutlich Kosten einsparen. Mitarbeitende genießen gleichzeitig die neue Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes, haben sich daran gewöhnt und die gewonnene Zeit in ihrem Alltag längst verbindlich verplant.

Doch so sehr sich die Nutzung und Funktion der Büros auch verändert hat, komplett auf Büro- und damit auf Unternehmensräume zu verzichten, können sich viele doch nicht so recht vorstellen. Daten von Flexopus zeigen, dass sich die Büros wieder spürbar füllen*. Für die WirtschaftsWoche hatte der Desksharing-Anbieter die Daten von 500 Unternehmen und etwa 100.000 Nutzern zusammengeführt und dabei die Zeiträume vor und nach dem Wegfall der Homeofficepflicht im Frühjahr verglichen.

Die Gründe, aus denen sich sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer weiterhin Präsenzbüros wünschen, sind dabei ebenso vielschichtig wie die technologischen Herausforderungen, die die hybride Arbeitswelt mit Blick auf die Business-Kommunikation nach sich zieht. Wir haben fünf Aspekte genauer in den Blick genommen:
 

1. Fokussierte Meetings statt Zoom Fatigue

Das Arbeits- und Privatleben spielt sich seit Corona überwiegend vor Kameras ab und nicht mehr in echten Räumen, Face-to-Face mit der Kollegin oder dem Kollegen. Was zum einen Vorteile bringt, allen voran die freie Wahl des Arbeitsortes, kann zum anderen aber auch stressen: „Zoom Exhaustion and Fatigue“ nennt Jeffrey Hancock, Professor für Kommunikationswissenschaft an der Stanford University, das Phänomen**. Gemeint ist die Erschöpfung durch Videokonferenzen. Hauptergebnis der Studie: Videokonferenzen sind viel anstrengender als persönliche Treffen. Grund dafür sei die „selbstbezogene Aufmerksamkeit“, so der sozialpsychologische Terminus.

Die Tatsache, dass man bei Videokonferenzen nicht nur ständig beobachtet wird, sondern sich auch zusätzlich selbst sieht, führe zu einer multiplen Selbstbespiegelung, die schließlich Stress auslösen kann. Die Befürchtung, man könnte optisch und verbal einen schlechten Eindruck hinterlassen, überlagert irgendwann den sachlichen Inhalt der Kommunikation. Meetings in echten Räumen mit tatsächlich anwesenden Menschen sind für viele daher nicht nur angenehmer, sondern mit Blick auf die Kommunikationsleistung und das Ergebnis auch produktiver.
 

2. Büroarbeit fördert soziales Miteinander und Kultur

Der pandemiebedingte Wechsel ins Homeoffice hat gezeigt, dass sich Arbeitnehmer gut an die Bedingungen des mobilen Arbeitens angepasst haben und die neu gewonnene Flexibilität und Freiheit hinsichtlich der Wahl des Arbeitsortes schätzen. Allerdings drohen Haarrisse in der Unternehmenskultur. Je nachdem, wie die Organisation aufgestellt ist, können soziale Kontakte mal besser, mal schlechter aufrechterhalten werden. Schlecht aufrecht zu erhalten ist auch der Kontakt zu anderen Teams und damit zum Unternehmen im Allgemeinen.

So sehr Remote Work als Wunderwaffe für schnelles und agiles Arbeiten oder Quelle für Kosten- und Zeitersparnis gefeiert wird, ergeben sich doch auch Nachteile hinsichtlich der Unternehmenskultur, wenn beispielsweise das soziale Miteinander in der Kaffeeküche, die gemeinsame Mittagspause, das Feiern von Erfolgen oder spontane Brainstorming-Runden fehlen. Unternehmen bestehen eben nicht nur aus Büroräumlichkeiten, sie sind vor allem auch soziale Konstrukte.
 

3. Repräsentative Räume sind gut fürs Unternehmensimage

Es heißt, Unternehmen kommunizieren mit ihren Räumen, nach innen und nach außen. Neben der Standortwahl haben auch die Art und Weise, wie Büros oder Konferenzräume eingerichtet sind, Einfluss auf die Wahrnehmung und Wirkung des Unternehmens auf Dritte. Die Gestaltung von Büroräumen unterliegt dabei, wie die Arbeitswelt selbst, gewissen Change-Prozessen.

So werden Einzelbüros in der Arbeitswelt von morgen eine Seltenheit sein. Stattdessen wird es häufiger Gemeinschaftsbüros mit Desksharing für die tägliche Arbeit geben. Zugleich werden Räume geschaffen, die kreatives Zusammenarbeiten ermöglichen oder als Ort der Begegnung dienen. Umgekehrt wird es aber auch Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten und ungestörte Meetings geben müssen.
 

4. Orte stärken die Identifikation mit dem Unternehmen

Für viele Arbeitnehmer sind Büroräume zudem nicht nur ein Ort der Begegnung, sondern auch ein wichtiger Faktor für die Identifikation mit dem eigenen Arbeitgeber. Fallen Bürowelten vollständig weg, leidet die Mitarbeiterbindung, so die Sorge vieler Unternehmen. Das Büro wird, so scheint es, auch in der hybriden Arbeitswelt weiterhin ein identitätsstiftender Baustein sein, der den Charakter eines Unternehmens nach innen und außen unterstreicht.

Zugleich werden Büroräume künftig nicht länger nur Arbeitsplätze sein, sie bekommen darüber hinaus stärker denn je die Aufgabe zugeschrieben, den persönlichen Austausch zu fördern, identitätsstiftend zu sein und eine Unternehmenskultur erlebbar zu machen. Denn all das lässt sich im Homeoffice entweder gar nicht oder nur schwer umsetzen.

Gleichzeitig sind Unternehmen heute gefordert, für eine Infrastruktur zu sorgen, die den Mitarbeitenden den reibungslosen Wechsel des Arbeitsortes – mal Büro, mal Homeoffice, mal unterwegs – möglich macht. Einen einfachen und kosteneffizienten Einstieg in die moderne Business-Kommunikation bietet beispielsweise die vollständig virtualisierbare Soft-PBX-Lösung COMtrexx von Auerswald, die insbesondere flexible Wechsel des Arbeitsortes unterstützt. Dank der integrierten Roaming-User-Funktion können sich Benutzer hierbei zum Beispiel in Desksharing-Büros an jedem in dem ITK-System eingerichteten Telefon einwählen. Der Benutzer hat so den gewohnten Zugang mit seinen persönlichen Einstellungen und Berechtigungen.
 

5. Ohne Büros verschmelzen Berufs- und Privatleben

Ein weiterer Grund, der für das Fortbestehen von Büros spricht, ist die weniger gute Trennung von beruflicher und privater Sphäre im Homeoffice. Wer viel von zu Hause arbeitet, dem fällt es häufig schwerer, abzuschalten und den Kopf freizubekommen, wie der Deutsche Gewerkschaftsbund in einer Studie herausfand. Damit die Trennung zwischen Beruf und Privat besser gelingt, ist zum einen also mehr Selbstdisziplin gefordert, zum anderen aber auch Unterstützung von Seiten des Unternehmens. Neben Vertrauen kommt es hierbei insbesondere darauf an, durch die Bereitstellung von entsprechender Hard- und Software technische Vorkehrungen zu treffen, die die erforderliche Trennung ermöglichen.

Die Umleitung von geschäftlichen Anrufen auf das private Smartphone, wenn man von zu Hause arbeitet, sollte beispielsweise längst Geschichte sein. Hier tragen ITK-Lösungen wie die Soft-PBX COMtrexx oder das COMfortel SoftPhone mit seinen intuitiven Softclients für Windows, iOS & Android zu mehr Professionalität und weniger Stress bei.
 

Fazit

Die eingangs gestellte Frage „Brauchen Unternehmen heute noch Orte?“ lässt sich sicher nicht allgemeingültig beantworten. Doch gibt es eine ganze Reihe von Gründen, durch die das Büro als physischer Arbeitsort seine Berechtigung behält. Die Arbeitswelt und damit die Arbeitsräume befinden sich derzeit im starken Wandel, doch ein kompletter Verzicht auf physische Büros, Meetingräume und dergleichen würde über kurz oder lang mehrere Verluste nach sich ziehen: das Miteinander, die Kultur, die Unternehmensphilosophie, die Identifikation mit dem Unternehmen und am Ende gar Mitarbeitende.

Für die Arbeitgeber gilt es nun, die Voraussetzung dafür zu schaffen, flexible Ortswechsel für ihre Mitarbeitenden ohne technologische Hürden zu ermöglichen. Und sicher kann es nicht schaden, Möglichkeiten der persönlichen Einrichtung von Räumen durch die Belegschaft beizubehalten. Es müssen ja nicht zwingend Familienfotos sein. Und wer braucht heute eigentlich noch Post-its?

Weitere Informationen zu den Angeboten der Auerswald GmbH & Co. KG finden Sie auf der Auerswald Website.

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Quellen:

* https://www.wiwo.de/erfolg/beruf/daten-zur-bueroauslastung-der-ansturm-aufs-buero-hat-begonnen/28265018.html
** https://papers.ssrn.com/sol3/papers.cfm?abstract_id=3820035
*** https://index-gute-arbeit.dgb.de/++co++cc6b2888-b0fa-11ec-ac1a-001a4a160123

Redaktioneller Hinweis: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird bei dem vorliegenden Text auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet.