Deutschland macht sich fit für die hybride Arbeitswelt: Der Homeoffice-Anteil wächst, mobile Arbeit nimmt zu, Bürowelten werden zu Begegnungsstätten mit Wechselarbeitsplätzen. Im Zentrum dieser Entwicklung steht auch ein Wandel der digitalen Kommunikationstechnologien. Was müssen ITK-Systeme bieten, damit sie tatsächlich die Produktivität erhöhen – und nicht nur das Stresslevel der Mitarbeitenden? Wir meinen: Fünf Aspekte sind dabei besonders wichtig.
Die Arbeitswelt verändert sich derzeit rasant: Viele Mitarbeitende wünschen sich mehr Freiheiten bei der Wahl des Arbeitsortes, möchten aber meist eine zeitweilige Anwesenheit im Büro nicht aufgeben. Insbesondere die Möglichkeit der persönlichen Zusammenarbeit sowie der informelle Austausch mit Kollegen spielen laut einer Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO dabei eine entscheidende Rolle. [1]
Für viele Arbeitnehmer sind Büroräume außerdem nicht nur ein Ort der Begegnung, sondern auch ein wichtiger Faktor für die Identifikation mit dem eigenen Arbeitgeber. Fallen Bürowelten vollständig weg, leidet die Mitarbeiterbindung, so die Sorge der Unternehmen.
Turbo-Digitalisierung ist eine technische und organisatorische Herausforderung
Dennoch bleiben Büros nicht das, was sie einmal waren. So werden Einzelbüros in der Arbeitswelt von morgen eine Seltenheit sein. Stattdessen wird es große Gemeinschaftsbüros mit Desk Sharing für die tägliche Arbeit geben. Zugleich werden Räume geschaffen, die kreatives Zusammenarbeiten ermöglichen, aber auch Rückzugsorte für konzentriertes Arbeiten und ungestörte Meetings.
Diese Entwicklungen stellen nicht nur die Beschäftigten vor besondere Herausforderungen, auch die technologische Umsetzung will gut durchdacht sein. Denn Büroräume müssen künftig flexibler nutzbar sein und entsprechend mit leistungsfähiger Kommunikationstechnologie ausgestattet werden. Laptops, Tablet-Computer, Desktop- und Mobiltelefone und auch Videokonferenz-Lösungen müssen beschafft und eingerichtet, Software installiert und gewartet werden.
Die Kommunikationstechnologie der Zukunft: Fünf Must-haves
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, die technischen Vorkehrungen dafür zu treffen, dass Mitarbeitende je nach situativen Präferenzen selbst entscheiden können, welchen Arbeitsort und welche Werkzeuge sie zu welchem Zeitpunkt nutzen möchten. Das wiederum stellt hohe Anforderungen an die Kommunikationstechnologien, mit denen Unternehmen auch in Zeiten des verteilten und dezentralen Arbeitens die Produktivität der Belegschaft sicherstellen müssen.
Aus unserer Sicht sollten Unternehmen bei der Auswahl ihrer ITK-Lösungen für die moderne Arbeitswelt vor allem die Aspekte Sicherheit, Offenheit, Flexibilität, Verfügbarkeit und Skalierbarkeit im Blick haben. Worauf kommt es dabei im Einzelnen an?
Sicherheit (1): Verschlüsselung und Mehr-Faktor-Authentifizierung
Aspekte der IT-Sicherheit sollten von Beginn an im Mittelpunkt der Systemwahl stehen, denn hier offenbart sich eine häufige Schwachstelle bei modernen Arbeitsplatz-Konzepten. Viele Unternehmen managen die Sicherheit von Handys, Laptops, Tablets und weiteren mobilen Endgeräten mit Verbindung zum Firmennetzwerk nach wie vor nicht zentral.
Dabei ist klar: Wichtige Sicherheitsfeatures wie VPNs, die Verschlüsselung von Datenträgern, Mehr-Faktor-Authentifizierung oder die Segmentierung und Absicherung von Netzen müssen im New-Work-Zeitalter alltäglich werden. Nur so können die Unternehmen die Kontrolle über ihre Daten behalten und zugleich den Mitarbeitenden die Freiheiten geben, flexibel und mobil darauf zuzugreifen.
Offenheit (2): Tiefe Integration reduziert Technostress
Wer kennt das nicht? Man muss sich auf eine wichtige Aufgabe konzentrieren und hat die Präsenzanzeige auf „nicht stören“ gesetzt. Trotzdem kommt ein Anruf über das ITK-System des Unternehmens rein. Oder andersherum: Der Kollege wird in MS Teams als „frei“ angezeigt und ist dennoch nicht für einen Videocall erreichbar, weil er parallel über seinen Telefonanschluss kommuniziert. Ein verbreitetes Problem, das entsteht, wenn Telefonie- und Collaboration-Software nicht miteinander synchronisiert werden.
Mit einem offenen und integrationsfähigen ITK-System lassen sich derartige technologisch bedingte Stressfaktoren vermeiden. Dank eines einheitlichen Tool-übergreifenden Präsenzmanagements mit individueller Statusanzeige kann jeder Teilnehmer signalisieren, für welche Art von Kommunikation er gerade zur Verfügung steht. Das verhindert unerwünschte Ablenkungen und ermöglicht konzentriertes, produktives Arbeiten.
Flexibilität (3): Dem Roaming-User gerecht werden
Die Beschäftigten erwarten heutzutage zurecht, dass sie telefonieren können, wo immer sie sich gerade aufhalten – ob im Unternehmen oder im Homeoffice. Die Mitarbeitenden sollten dabei stets unter einer einheitlichen Nummer erreichbar sein und benötigen ihre gewohnten Einstellungen, den Zugriff auf ihre Kontaktlisten und die internen Durchwahlen sowie einiges mehr. Das Problem dabei: Diese verschiedenen Kanäle müssen zuverlässig synchronisiert werden.
Hier bieten sogenannte Roaming-User-Konzepte Vorteile, wie sie unter anderem Auerswald auf Grundlage der softwarebasierten und bei Bedarf vollständig virtualisierbaren ITK-Lösung COMtrexx ermöglicht. Nebenstellen sind dabei einem spezifischen Nutzerprofil zugeordnet, das mit entsprechenden Zugangsdaten gesichert, jedoch nicht mehr an ein bestimmtes Gerät gekoppelt ist. Der Nutzer kann vielmehr über eine Smartphone-App, eine Softphone-Lösung via Notebook oder PC oder diverse stationäre Telefoniegeräte auf alle wichtigen Telefonfunktionen und Kontaktlisten zugreifen.
Verfügbarkeit (4): Risiken durch Systemausfälle minimieren
Dass es ein wesentlicher Faktor der Business Continuity, also der Geschäftsfortführung ist, Kommunikationsdienste im Falle eines Systemausfalls schnell wiederherstellen zu können, liegt auf der Hand – nicht nur in globalen Krisensituationen. Immer mehr Unternehmen nutzen heute nicht zuletzt aus diesem Grund Cloud-Telefonanlagen, die in geo-redundanten Rechenzentren gehostet werden. Durch den Einsatz von zwei Rechenzentren an voneinander entfernten Standorten, die denselben Datenstand besitzen und jederzeit die Funktion des jeweils anderen übernehmen können, lässt sich schließlich eine extrem hohe Ausfallsicherheit erreichen.
Für viele Organisationen, insbesondere im Public Sector, ist die komplette Verlagerung eines ITK-Systems in die Cloud aus Compliance-Gründen jedoch keine Option. In solchen Fällen bietet sich eine Virtualisierung der PBX-Lösung mit eigenem Hosting an, sodass die eigenen Systemadministratoren diese managen und nahtlos in bestehende Back-up- und Monitoring-Konzepte integrieren können. So hat die IT-Abteilung es selbst in der Hand, wie schnell die Anlage nach einem Ausfall wieder verfügbar ist, statt dabei auf Dritte angewiesen zu sein. Idealerweise können ITK-Anbieter unkompliziert und je nach Präferenzen des Anwenders die passende Variante der Systembereitstellung und des Service-Levels liefern.
Skalierbarkeit (5): Flexible Systeme für sich schnell verändernde Anforderungen
Die globale Pandemie hat klargemacht, wie wichtig es ist, ITK-Systeme schnell auf veränderte Nachfragebedingungen ausrichten zu können. Hier bieten Lösungen Vorteile, bei denen unkompliziert weitere Nebenstellen eingerichtet oder zusätzliche Endgeräte integriert werden können. Die Einrichtung bzw. Integration sollte dabei möglichst einfach sein und idealerweise zum Großteil vom User selbst vorgenommen werden können. Das spart wertvolle Zeit in Ausnahmesituationen und entlastet die hauseigenen IT-Admins.
Fazit: Mit Blick auf die Zukunft neue Wege ausprobieren
Für Arbeitgeber ist es heutzutage unabdingbar, mit Blick auf die Zukunft ihres Unternehmens neue Wege auszuprobieren. Dabei gilt es jedoch einiges zu berücksichtigen. So sollten Sicherheitsfeatures eine zentrale Rolle spielen, um den Mitarbeitenden flexibles Arbeiten zu ermöglichen und gleichzeitig die Kontrolle über die Daten zu behalten.
Unternehmen sollten außerdem auf die richtigen Business-Kommunikationslösungen setzen, mit denen unkompliziert auf veränderte Nachfragebedingungen eingegangen werden kann. Ein Tool-übergreifendes Präsenzmanagement sowie Roaming-User-Konzepte sind bei der Wahl des passenden ITK-Systems ebenso zentrale Entscheidungskriterien. Um eine hohe Ausfallsicherheit jederzeit gewährleisten zu können, stellt eine Cloud-Telefonanlage die optimale Lösung dar.
Wer all‘ diese Aspekte in der Business-Kommunikation beachtet, verbessert nicht nur die Work-Life-Balance seiner Mitarbeitenden, sondern erhöht damit auch deren Produktivität!
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